查新工作程序

 

科技查新工作是推进科研项目立题的科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要环节,它是一项严肃而且科学性、法规性很强的工作,为确保查新工作的质量,根据科技部《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》文件的相关规定,特制定吉林农业大学科技查新工作实施程序:

一、查新受理

查新工作应由熟悉查新业务,并受过一定的查新专业培训,有一定的专业知识面,具备相应的计算机水平和外语水平的人员承担,查新人员包括具备中级和高级技术职称的查新员和审核员。

() 查新人员应遵循《科技查新机构管理办法》和《查新规范》中的规定要求,仔细阅读查新委托人提交的技术背景资料(技术说明书、产品结构说明书、指标说明、专利说明书、成果申报表、项目总结报告、论文、技术报告、会议文献、学位论文、引文状况)对查新项目内容的新颖性有一个大概的了解,并判断其委托人提交的背景材料是否准确和真实可靠,技术特点和技术指标描述的是否规范,是否符合本机构的查新范围。

(二) 查新委托人填写《吉林农业大学图书馆查新委托书》。其内容有:查新项目名称(中文、英文);查新目的;查新要求;查新时间范围;查新项目技术创新要点和查新点(即查新比较的具体内容、原理、结构、工艺、方法、用途等技术特征);查新检索词(主题词、关键词或分类号,化学物质登记号、作者、企业代码等;外文的检索词还包括规范词、同义词、广义词、狭义词、相关词;查新委托单位名称、地址、联系人、电话、邮编)。

(三)查新人员应认真了解查新项目的实质内容,搞清查新项目的技术特点,查新点和查新要求或与同类研究的不同之处,以面谈为主。对于检索方式问题,查新人员应根据将查项目的有关文献的分布情况,向查新委托人提出拟定的检索方式,对于检索年限问题,应以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据,一般应从查新委托之日前推15年以上,对于新兴学科、高新技术项目,前推年限可酌情缩短,对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等,前推年限应酌情延长;对报发明奖的查新项目,检索年限应为15年。

查新项目由主管的高级职称人员承接后统一安排给具体查新工作人员。

二、确定查新方案

查新方案的拟定由查新员负责,方案拟定后,送审核员审核,经审核人认可的方案,审核人有权在查新结果上签字。

确定查新方案包括检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径。

(一)检索准备

查新人员在仔细地分析所查项目的科学技术特点、查新点和查新要求后,应该明确查新目的,查新目的有:项目立项,科研成果鉴定,专利,新产品鉴定,报奖等类查新。然后分析查新项目的内容实质,所涉及的学科范围及其相互关系,明确查证的文献内容、性质等,抽提出主题概念,并明确主、次概念的区分,进行初步的逻辑组配。

(二) 选择检索工具及数据库

在选择检索工具及数据库方面,查新员在全面了解将查项目的内容和要求后,选择时要注意以下问题:查新项目涉及到多学科时;相关学科的文献也必须列入检索范围;应用研究成果或开发成果项目,应考虑检索专利、会议和成果类方面的文献;综合性检索刊物和数据库应与专业性检索刊物数据库相结合。

选择恰当的检索工具,是成功实施检索的关键,选择的工具书要注意其所报道的学科专业范围、所包括的语种及其所收录的文献类型等。要以专业性检索工具为主,再通过综合性检索工具相配合,如果有机读数据库和检索刊物两种形式的数据,应以数据库为主,为了避免检索工具在编辑出版过程中的滞后性,应该补充查找相关内容的现刊和工具书作为补充。

(三) 确定检索方法和途径

按照《查新规范》中的要求,首先应依据查新项目所属专业特点,检索要求和检索条件确定检索途径:

1.机检 搞清数据采用的是规范化词表还是自由文本式词表,指示主题性质的代码是标准的还是任选的,检索提问式如何编写,将各种概念的组配转换成情报检索语言,即主题词、分类词、关键词。

2.手检 文献的检索途径就是检索工具刊中的目次,正文和辅助索引提供的途径,检索途径主要有:分类途径、主题途径,其次还有文献名称途径、著者途径、文献代码途径和其他特殊途径。

在此基础上,制定检索策略,要求 ①尽可能地准确表达查新委托人的检索要求;②机检时,尽可能节省联机时间,降低检索费用;③查新员在分析检索项目主题类型,主题概念的基础上,对主题概念进行分析、综合和取舍,提炼出具有实质意义的检索词。

注意检索词的全面性、专指性和一致性。在制定检索策略时,查新员应清楚了解检索系统的特性与功能,熟悉所检数据库的标引规则及词表结构,掌握必要的检索技术和调节技术,尔后编制具体的检索程序。

查新方案及审核员的认可鉴定作为项目档案予以保留存查。

三、实施检索

1.实施检索按查新方案进行。

2.检索手段如前所述,以机检为主,手检为辅。

3.需要进行国际联机检索时,应在制定检索策略之前,以手检的方式摸清文献的分布情况,确定应查文档以便选择相应的数据库。

4.检索出有关题录文献后,要以检索到的相关文献为依据,与查新委托人提供的技术背景资料进行客观对比分析。密切相关文献,需要查找原始文献进行分析、判断、复印件作为查新报告的附件,客观地反映查新项目的实际情况。

5.对检索结果为""的情况,一般应仔细分析,不断修正检索策略,重查或机检、手检补查。

6.对查新过程中出现的技术难点难以解决时,经查新员与审核员协商后,聘请一查新咨询专家。

四、按要求整理查新报告

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述,是查新检索结果的反映,是针对查新点将文献检索结果与查新项目进行对比分析,再由此得出查新项目的新颖性情况的报告。

    根据检出相关文献的密切程度,索取文献摘要或原文。将相关文献与被查项目的科学技术要点进行比较,确定查新项目的新颖性,为撰写查新报告做准备。

查新报告应如实地反映检索情况和检索结果,应避免在结论中出现定性的词句,以查新委托人在查新检索单或合同书中提出的查新点和已检索到的相关文献为依据,通过分析对比,客观地反映查新项目的实际情况。

1.查新报告格式应以科技部规定的格式为准。

2.查新报告的撰写以描述法为主,术语规范应包含足够的信息,使查新报告的使用者能够正确理解。

3.查新报告应以客观事实和检索到的文献为依据,忠实于相关文献。

4.“文献检索范围及检索策略”应列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、检索词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

5.“检索结果”应反映出对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献主要论点对比分析的情况。主要内容:①描述相关文献情况;②分别列出国内、国外相关文献的相关程度;③逐篇描述所列出主要相关文献,应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不能误导。

6.“查新结论”包括的内容有:

1)相关文献检出情况;

2)检索结果与查新项目的技术特点比较分析;

3)查新项目的新颖性判断结论。

    总之,在内容上应具体地反映查新项目有关的技术背景、技术指标、技术路线等。在描述内容时必须详细地列出与其内容相关的依据文献。

    查新员应当根据查新项目的科学技术要点,将检出文献分为一般相关文献和密切相关文献。并提供密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。

查新员在完成查新报告签字后,将报告和全部检索材料送交审核员审核,审核员审核签字后,加盖查新机构专用章。查新员和审核员同时在查新报告声明中签字。

    将查新报告正本交用户,副本归档,同时生成上报数据文件,登录到国家查新工作数据库。

五、档案管理

    查新档案基本分为文书档案和项目档案两类。查新档案应由专职人员负责并管理。

(一)文书档案内容主要包括:

1.历年来国家对查新工作的管理办法、规定、规范、细则,上级主管部门对查新单位的批文、通知;

2.自本中心查新工作开展以来制定的各种规章制度、年检材料和工作总结、委托查新表原件、查新项目登记、查新结论的草稿;

3.查新咨询专家的组织情况,查新人员所获工作成绩(职称评定、晋升)以及个人著述情况。

(二)项目档案内容主要包括:

1.查新报告复印件(按年度顺序号分盒管理,采用电子文献和复印件两种形式保存),委托查新表原件,查新结论草稿以及查新合同;

2.查新咨询专家的咨询意见,查新用户信息反馈收集等。